Scambiare documenti

Può senz'altro succedere di creare presentazioni in modo completamente autonomo e tenere per sé i file con memorizzato il proprio lavoro.

Spesso però le presentazioni devono essere utilizzate da più di una persona che opera nella stessa struttura lavorativa.

E’ possibile che ognuno possieda il proprio computer, ma non tutti dispongano dello stesso programma o, quanto meno della stessa versione.

Scambiare documenti, quindi, da semplice necessità può trasformarsi in una discreta complicazione e perdita di tempo.

Se non si fa attenzione può capitare di trasferire un file con una presentazione a un collega per scoprire solo in seguito che sul suo computer non riesce ad aprirlo.

Prima di tentare di risolvere il problema facendo ripetute copie di una stessa presentazione, vale la pena prestare attenzione al formato nel quale si sta memorizzando il file. I problemi possono nascere per diversi motivi.  Il più semplice è il caso in cui si salva il documento di presentazione nel formato nativo del programma che si sta utilizzando e chi lo riceve è lo deve aprire ne ha un’altro.

Una seconda causa possibile di problema nello scambio di file è più subdola. In genere si immagina che una presentazione realizzata, con una versione di PowerPoint, per esempio, può essere letta da un’altra installazione dello stesso programma, qualunque sia la versione di destinazione.

Ciò è possibile (anche se con alcune difficoltà) se quest'ultima è successiva a quella del mittente,  mentre non è assolutamente detto che sia vero il contrario. Può generare confusione il fatto che l’estensione dei file sia sempre la stessa (PPT, nel caso di  Microsoft Power Point). Ecco perché occorre fare attenzione, quando si salva il file, a ciò che si sceglie nel menu a discesa Tipo file.

Spesso è fonte di equivoci anche l’idea che una presentazione, in fondo, non è altro che una serie di immagini grafiche.

La conseguenza di questo ragionamento è che si può tentare di aprire un documento di presentazione con un programma di grafica o di fotoritocco per lavorare su un'immagine; infine, occorre considerare anche la necessità di dover scambiare file inviandoli non a un amico o ad un collega di lavoro, ma ad un sito Web per la pubblica­zione in internet. In questo caso il formato del file da trasmettere non può essere assolutamente quello nativo del programmai di grafica di presentazione ma uno che risponda alle esigenze del Web e del linguag­gio di descrizione della pagina, HTML.

Rosy Gubitosi