Salvare una presentazione con un altro formato

Il salvataggio di una presentazione su un supporto di memoria è un operazione che deve essere eseguita spesso, anche e soprattutto per motivi di sicurezza.

Una volta salvata su un’unità di memorizzazione, essa può essere trasmessa a un altro utente, che potrà aprirla per lavorarci a sua volta.

In teoria, potrebbe anche trattarsi della stessa persona che lavora su un altro computer, un portatile per esempio.

Qualunque sia la destinazione, è importante tenere presente quale tipo di formato si aspetta di leggere il destinatario di uni file generato a partire da un documento di presentazione.

Se il programma che deve aprire il file è anch’esso un programma di grafica di presentazione del programma di appartenenza è:

- Fare clic su File, nella barra dei menù;

- Fare clic su salva con nome;

- Scegliere il drive e la cartella dove sarà memorizzato il file;

- Scrivere il nome del file nella casella di testo Nome file;

- Nella finestra di dialogo individuare la casella di testo a discesa Tipo file;

- Fare clic sul pulsante accanto, che riporta una freccia verso il basso;

- Individuare il nome e la versione del programma del computer del destinatario agendo sulla barra di scorrimento laterale.

- Selezionarlo;

- Fare clic sul pulsante di conferma Salva;

Se il nome e la versione del programma che aprirà il file sono riportati esattamente nell'elenco dei fornitori disponibili, sì può essere certi che la presentazione verrà aperta senza sorpresa dall'altro computer

Se si intende utilizzare o più immagini generate con la presentazione in un programma di grafica, allora è necessario conoscere quale formalo di file grafico sia in grado di leggere quel programma.

I formati grafici esistenti sono numerosissimi, alcune estensioni tra le più diffuse sono BMP (bitmap), TIF, GIF, JPG ognuna delle quali è nata per uno scopo preciso: per esempio, le immagini con estensioni GIF e JPG sono quelle utilizzate nelle pagine Web e visualizzate senza difficoltà da browser come Internet Explorer o Natescape Navigator.

Per salvare una presentazione in uno dei formati grafici citati, la sequenza operativa è simile alla precedente nella parte iniziale: si aprire la finestra di dialogo Salva con nome, si sceglie un drive e cartella di destinazione e si assegnerà un nome al file.

Quando si dovrà scegliere il tipo di file, si selezionerà il formato grafico di destinazione e si farà clic sul pulsante di conferma Salva. A questo punto, però, PowerPoint chiede all'utente se si desidera salvare solo la diapositiva corrente oppure tutte, presentando tre pulsanti.

Facendo clic su Annulla, si ricorderà, la struttura di una presentazione e l’elenco numerato dei titoli di ogni diapositiva. Se in una diapositiva ci sono scritte o un elenco di voci, queste saranno riportate in un livello rientrato per avere immediatamente visibile il contenuto testuale della presentazione.

I formati di documenti di testo sono numerosissimi e spesso vincolanti.

Per evitare difficoltà i programmi di grafica di presentazione ne utilizzano uno universale standard, letto da tutti i programmi di gestione testo professionali, questo formato ha estensione RTF {Rich Text Format).

Per salvare la struttura della presentazione, dunque, la sequenza operativa è la stessa già illustrata, aprendo la finestra di dialogo Salva con nome.

Al momento di selezionare una voce dall’elenco Formati nella casella di Tipo file, si sceglierà:

- Struttura RTF.

Il nome del file memorizzato sarà composto dal nome assegnato nella casella di testo Nome file e da un punto seguito dall’estensione RTF.

Il file conterrà la struttura della presentazione corrente che potrà essere aperto con qualsiasi programma di gestione testi per apportarvi modifiche, integrazioni o elaborazioni.

Rosy Gubitosi