Aprire un programma di database

Per lanciare in esecuzione un programma di database utilizzando Microsoft Windows è necessario seguire questa sequenza operativa:

- Fare clic sul pulsante Avvio/Start;

- Selezionare la voce Programmi;

- Apparirà il sottomenu con l'elenco di tutti i programmi;

- Fare clic sulla voce Microsoft Access.

Un'altra possibilità per lanciare in esecuzione Access è individuare l'icona sul Desktop e fare doppio clic su di essa.

Inoltre, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per l'avvio veloce dei programmi. Per lanciare in esecuzione Access basta fare solo un clic sulla icona corrispondente.

Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su uno dei quattro lati della videata.

Essa contiene l’icona di avvio di Access. Facendo clic su di essa, il programma di foglio elettronico verrà lanciato in esecuzione.

Fatto questo apparirà sullo schermo la finestra di Access.

Poiché l'estensione definisce il formato di un file, è importante saper riconoscere quella che caratterizza i file di database.

In Microsoft Access un database, inteso come gruppo di archivio correlati, viene memorizzato come un unico file.

Quando i file di database vengono salvati sul disco, Access assegna loro l'estensione .MDB.

Il sistema operativo associa questa astensione al programma e grazie a essa, Access stesso è in grado di riconoscere i propri file.

Quando viene avviato in esecuzione Access appare una finestra di lavoro nella quale l'utente può scegliere tra:

- Aprire un i nuovo database completamente vuoto;

- Aprire uno lasciandosi pilotare da una creazione guidata;

- Aprirne uno già esistente.

Successivamente al primo avvio in esecuzione del programma, per aprire un database esistente si può agire con il comando Apri.

Il comando Apri può essere eseguito facendo clic sull'icona Apri, che si trova normalmente nella Barra degli strumenti, oppure attraverso la sequenza File/Apri dalla Barra del menu.

Si aprirà una finestra di dialogo dalla quale scegliere nel file  System il file da aprire.

In Microsoft Access la finestra è divisa in due parti in senso verticale e in senso orizzontale.

Guardandola per colonne, sulla sinistra c'è una sorta di barra di navigazione con cinque pulsanti, i pulsanti prendono i nomi di:

- Cronologia

- Documenti

- Desktop

- Preferiti

- Cartelle Web

Facendo clic su Cronologia, nel riquadro centrale della finestra vengono elencati tutti i file di tipo documento o le cartelle alle quali si è avuto accesso di recente, con uno dei programmi Microsoft.

Facendo clic su Documenti, si accede all'omonima cartella di sistema, che viene proposta dai programmi come standard per la memorizzazione dei file creati dai vari applicativi.

Se si fa clic su Desktop, si visualizza il file system a partire dalla cartella principale.

Il pulsante Preferiti da accesso a una cartella particolare, nella quale l'utente avrà memorizzato i file preferiti.

Con Cartelle Web, infine, si accede a dischi disponibili in rete locale o geografica.

Per esempio, si potrà lavorare aprendo un database da Internet esattamente come se fosse memorizzato nel disco rigido del computer dell'utente.

In alto nella finestra di dialogo, c'è una zona rettangolare nella quale sono raccolti diversi pulsanti strettamente operativi.

A partire da sinistra, i primi vengono utilizzati per navigare nel file System: si può tornare alla cartella precedente, salire in quella di livello superiore o effettuare una ricerca nel Web.

I pulsanti successivi permettono di cancellare un file che è stato selezionato nel riquadro oppure visualizzare quelli elencati in un certo ordine (di nome, di estensione, di data).

Si può anche accedere a funzioni più sofisticate ricercando il file in base a particolari parametri (un nome che contiene certi caratteri, intervalli di tempo e così via).

Nella parte in basso, infine, ci sono due caselle e due pulsanti. La prima casella di testo consente di scrivere direttamente il nome completo del file da aprire, compreso di estensione.

La seconda una casella di riepilogo, che contiene i tipi di file che è in grado di leggere Microsoft Access.

Se si desidera aprire un database creato con un altro programma, indicando in questa cartella il tipo esatto del file si otterrà una conversione del formato e il database verrà letto in Access.

Il pulsante Annulla permette di rinunciare all'apertu­ra di un database.

Il pulsante Apri, invece, è affiancato un altro piccolo tasto rettangolare, che da accesso a un sottomenù di opzioni.

Oltre all'apertura diretta del file, è possibile accedervi, per esempio, in sola lettura o in modalità esclusiva, per evitare che altri possono inserire, tramite la rete, mentre si stanno apportando modifiche importanti.

Se si fa clic su File nella Barra dei menu, notoriamente si apre un menu a discesa che contiene tutti i comandi disponibili per operare sui file.

Oltre all'elenco dei comandi (per aprire, salvare, stampare, chiudere e così via), nella parte inferiore il programma elenca i nomi dei file aperti di recente, in ordine inversa. In altre parole, l'ultimo file che è stato aperto viene visualizzato in cima all’elenco con accanto il numero uno, il penultimo viene visualizzato subito dopo e indicato con il numero due. Di seguito ne vengono mostrati altri.

Se si lavora di frequente con un certo database, lo sì troverà in quell'elenco. Per esempio, sicuramente ci sarà quello che è stato chiuso per ultimo la sera precedente. Aperto il database, sul monitor apparirà la relativa finestra.

Rosy Gubitosi

22/01/2007